哈佛经理的会议通则(doc 31页)
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一、会议准则
二、会议过程
哈佛经理的会议通则内容摘要:
会议的特征:
会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人),为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能,即指下列五项功能中的某一项或某几项:
①提供信息;②汇集信息;③解决问题;④宣传政策;⑤培育训练。
会议只是一种管理工具,一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少,他们能够举出许多冠冕堂皇的理由,来维护自己的观点;厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由,来支持自己的见解。在这两类人士之中,厌恶会议者似乎比热衷会议者更多,极具讽刺意味的是:诅咒会议的人往往是些最不懂得开会,甚至是最喜欢滥开会议的人!
客观地说,会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此,我们有必要恢复会议的真面目。
热衷会议的人总是强调会议的必要性,甚至认为它是不可缺少的。这未免言重了,因为就算不召开会议,一个机构照样可以存在下去,更何况我们总能找到一些可以取代会议的途径。
让我们探索一下不用开会,却照样可以发挥会议功能——提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练——等诸种途径。
1提供信息
我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做,显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是,人们对书面的东西有时不一定看,就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说,则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中,主席不但能当面澄清与会者的疑问,而且可借助视听器材,以增进与会者对信息的了解与兴趣。
2收集信息
召集能够提供信息的人开会,是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者,用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息,你也可将它复印然后分发出去。另外,可通过个别约见有关人士,当面向他们收集信息,这样做效果极佳。
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