哈佛经理会议准备.RTF13
所属分类:职业经理人
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主席应如何控制会议以增进其实效?谈到控制,管理学界有这么一句脍灸人口的名言,可供作参考:最好的控制便是避免丧失控制!为了避免对召开的会议丧失控制,主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言,开会之前的准备工作至少包括下列八项:
(1)会议目标的设定;
(2)与会者的选择;
(3)会议时间的选择;
(4)会议地点的选择;
(5)会议场地的布置;
(6)议程的指定;
(7)会议通知的派发;
(8)开会前的最后审查。
□ 会议目标的设定
决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作,便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求:
1.会议目标必须用书面列明
许多会议主持人在规划会议的时候,都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中,而且只要他们时常想起它们,则是否诉诸文字,将不会产生任何实质上的差别。其实,这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标,可以产生三种好处:第一、有助于目标内涵澄清;第二、书面目标较不容易被遗忘;第三、当目标种类繁多时,以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
2.会议目标必须切合实际
所谓切合实际,即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话,并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上,一种不是轻易能够实现的目标,对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说,会议目标不但应具有相当的挑战性,而且也应该有被实现的可能。
3.会议目标必须具体而且可以衡量
含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高,而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”,则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南,因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少,以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”,则上述缺点将不复存在。
4.会议目标所表明的必须是“应实现什么”,而非“应做什么”
“应做什么”是以主席为本位,而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标,远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时,主席可能只会照本宣科一番而草草了事,但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”,则主席将不能不关心员工对新的告假程序,是否已真正了解。
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