文件和记录控制程序(doc 12页)

1.目的
建立规定公司内部文件及外来文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效所需的控制，以及质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。
2.范围
适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的所有部门主管及个人。
3.定义
3.1 质量体系所产生的受控文件共3类：
3.1.1 《质量手册》；
3.1.2 程序文件；
3.1.3 工作文件，包括如下：
A.岗位职责；
B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。
3.2 外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。
4.职责
4.1 《质量手册》：
4.1.1 ISO推行小组负责编写《质量手册》及其更新版本；
4.1.2 管理者代表负责审核《质量手册》的内容。
4.1.3 董事长总经理批准《质量手册》。     
4.1.4 办公室管理部负责：《质量手册》的分发、原稿的存档及作废版本处理。
注：质量手册的分发参照质量手册控制分发名单。
4.2 程序文件：
4.2.1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；
4.2.3 管理者代表负责审核程序文件。
4.2.4 董事长总经理负责批准程序文件。
4.2.5 办公室管理部负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。
注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。
4.3 工作文件：
4.3.1 相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本；
4.3.2 公司管理者代表负责审核“的工作文件”内容。
4.3.3 董事长总经理负责批准工作文件；
4.3.4 办公室管理部负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。
注：工作文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。
4.4 外来文件：
4.4.1 办公室管理部负责：控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。
4.4.2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。
4.5 品管部在各部门协助下负责质量记录的归档控制工作,使质量记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.6 各部门负责相关的质量记录的填写工作。
4.7 各部门负责将本程序让其下属人员了解并执行。
5.文件控制要求
5.1 总则
受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等，按本程序职责说明执行。
5.2 受控文件分发前准备：
5.2.1 文件的编号和批准：文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理：
    A.编号：按照“ 5.12” 的要求进行编号。
    B.批准：按照本程序“4.职责”的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效；
5.2.2 受控文件的登记和标识：
    A.文件批准后并登录于“文件目录”中；
    B.交分发者的文件可以是原稿、复印件或传真方式。
    C.若以原稿或复印件交分发者，则在作为原稿/复印件的文件首页背面盖“受控”章以便识别。
    D.若以传真方式送分发者，分发者收到传真后在首页背面盖“受控”章以便识别。
    E.对于分发给使用部门的原稿或复印件，应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的“受控”章，以表明文件处于“受控”状态。
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