商务会议礼仪培训课件(PPT 31页)
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任务一一般会议礼仪
会议的类型
行政型会议:行政会、董事会
业务性会议:展览会、供货会
群体型会议:职代会、团代会
社交型会议:茶话会、联欢会
一、会议准备礼仪
(一)建立会务筹备组
组织一个高效率的会务筹备组,选好一个干练、
认真的筹备组负责人,是会议成功的先决条件。
如果允许,筹备组的负责人最好是会议主持人。
会议筹备组应下设两个小组:秘书小组与会务小组,
前者主要负责文字宣传准备,后者主要负责除文字宣传以外的所有工作。
(二)会务准备
1.选择合适的会议时间
会议时间一般不应选择在重大节日和假日,
因为这些日子是与会者的休息日。
2.选择恰当的会议场所
①交通便利;②大小适中;③设施齐全;
④符合主题;⑤停车方便;⑥费用合理。
3.谨慎拟定嘉宾名单
与会嘉宾身份的高低,往往决定了会议活动的高低。
4.拟发好会议通知
①标题,重点交代会议名称;②主题与内容,
对会议宗旨的介绍;③会期,明确会议的起止和休息时间;
④报到的时间与地点,对交通路线,特别要交代清楚;⑤会议的出席对象;⑥会议要求。
5.准备好辅助器材
(1)桌椅、名牌、名茶。
(2)签到簿、名册、会议议程。
(3)黑板、白板、笔。
(4)各种试听器材。
(5)资料、样品。
6.安排好会场
会场的大小,要根据会议内容和参加者多少而定。
在一些大型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找,
应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方,一般红底白字或黑字,字要端庄大方。
7.其他准备
根据会议的需要,决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动,做相应的准备。
8.做会议预算
会议的预算一般包括:场地租用费、会场布置费、印刷品费、
文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。
二、会议服务礼仪
(一)服务人员礼仪
1、仪容仪表(着装整洁,不披头散发,坐站姿势要规范)
2、语言(要讲普通话,语言文明,不得大声喧哗)
3、态度(敬业,乐业,热情,周到)
4、纪律(遵守职业道德)
5、服务卫生(干净整洁)
(二)会议接待礼仪
1、会前服务
(1)会前接待必须周到细致
(2)会场布置必须提前落实
2、会中服务
(1)会议签到
(2)座位引导和茶水服务
(3)预防突发事件
3、会后服务
(1)服务人员应礼貌送客,做好会场清理工作。
(2)严格保密会议内容,不得询问、议论、外传。
三、与会者礼仪
(一)与会者礼仪规范
1、尽早回复
2、准时到会(不能晚,也不宜过早)
3、注意礼节
4、专心听讲
5、遵守规定(禁止拍照、录像等)
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