公司档案管理制度样本(doc 4页)
所属分类:档案管理制度
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文件点收:
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。
3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后 ,文件送归档。
……
文件整理:
点收文件后,应依下列方式整理:
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
……
档案分类:
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为 若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个 档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
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