内部订单预算创建流程(doc 19页)
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1. 流程说明
2. 系统操作
3. 流程图
内部订单预算创建流程内容提要:
此流程描述对专项费用、资本化支出在SAP系统中建立内部订单预算额度,以达当实际开支或将要发生费用(如采购请求)时由系统协助进行预算控制。
在系统内,对预算的控制共有三种情形实施预警:
1) 当开支(含将要开支)达90%时,系统自动提示警告画面,该画面提示给实际作业部门之操作人员,以引起注意;
2) 当开支(含将要开支)达95%时,系统除自动提示警告信息画面外,另E-Mail给财务预算计划人员,以引起重视(财务预算计划人员必须于后台设定,如未设定,则系统视同第三种方式提示不能报支画面);
3) 当开支(含将要开支)达100%时,系统自动提示不能报支信息,此时,作业部门及时知会相关部门,提醒其追加预算。
相关部门如须使用专项预算或资本化支出时,须填列“内部订单维护申请表”(格式见附件一),转财务审核后方可于系统创建。实务中,家具公司使用内部订单均为统计性质。
注意事项:
1)当预算为资本化支出时,一定要在摘要内写明数量、品名或型号,以便于相关人员于系统内检核;
2) 专项费用或资本化费用先行预付时,内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制,但若与采购请求同步于系统作业时,系统将以采购请求金额作为预算控制之源头,此时预付之定金将在该采购订单上反映。
3) 若无采购请求,而直接创建采购订单,则系统将以采购订单作为预算控制之源头。
4) 对于预算的预警控制,在SAP系统中以预算数为基准,而不是以计划数为基准,但其报表比较时,以计划与实际作比较,不是以预算与实际作比较。因此,在输入预算时须同步输入计划数,且计划数必须细化至成本要素,否则计划与实际将无法比较。
5) 平时,财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况,并将未关闭之内部订单进行专案管理,一旦内部订单使用完毕,财务计划人员及时于系统内关闭。
6) 每年重复性内部订单(如教育训练费用),建议创建一个内部订单号即可,以方便年度比较。
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