企业文件管理.doc30
所属分类:经营管理
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点击下载1. 管理办法
1.1文件接收
联想通常以邮件的方式向维修站发送文件,同时会在网络家园上公布所有发放文件目录。
维修站应指定专人负责文件的接受工作,保证及时收到联想发放的文件,如果发现网络家园上有文件目录而没有收到文件,有可能是邮箱传输的问题,请立即向大区索取文件。
1.2文件保管
维修站要在固定电脑上建立文件夹将所接受文件分类管理。分类办法由维修站自行决定,以能方便、快速查出为原则。但为便于宣贯、传阅,建议维修站对重要文件打印并根据类型登记存放,并由专人负责管理。(见附件1.1)
1.3文件借阅
借阅文件要履行登记手续,以避免文件丢失。(见附件1.2)
1.4文件回收或销毁
站长负责对过期或作废文件统一回收或销毁,以防止文件泄密。
1.5文件的升级
如果出现新文件的内容替换旧文件的内容,必须将旧文件回收并销毁,在文件目录上注明是那个文件替换,保证站端是按照最新的文件执行。
2.文件宣贯
2.1文件理解
对新发放的文件,在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解;如在理解上有疑义,可和联想渠道专员沟通。
2.2及时宣贯
维修站应通过管理例会或晨会向全体员工宣贯文件精神,并将文件要求及时落实到工作中去。
2.3内容讨论
在文件宣贯中要引导员工讨论;对重要文件的宣贯,相关负责人可事先准备几个主要问题,
在讨论结束后向员工提问,考察员工的理解程度。
2.4明确职责
对文件要求精神,在宣贯时要明确具体执行办法和负责人。
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