哈佛时间管理通则(doc 69页)
所属分类:时间管理
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一、办公促效法
二、起床到午餐时段促效法
三、中饭到下班时段促效法
四、下班到就寝时段促效法
五、其他促效法
哈佛时间管理通则内容摘要:
促效法:
1.将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。
可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发现,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一,自动送稿功能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提高效率。
2.单面使用活页纸
从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使用活页纸的单面。
或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。
3.把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。
把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。
4.利用百科全书的硬纸盒来收藏,可收一举两得之效
把百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“赤裸裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。
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